Blogi

Uuden yrittäjän muistilista – Luvat ja sopimukset vaativat tietoa ja tarkkuutta

24 huhtikuu 2022, 10:17

Aloitetaan hyvillä uutisilla: Voit toimia yrittäjänä yleensä ilman viranomaisen lupaa. Mutta poikkeukset vahvistavat tämänkin säännön. Tietyillä toimialoilla vaaditaan iso nivaska lupia ja ilmoituksia ennen kuin yritystoimintaa voi aloittaa. Näiden virallisten velvoitteiden lisäksi tulet solmimaan lukuisia muita sopimuksia, esimerkiksi vuokraan tai alihankintaan liittyviä. Perehdymme tässä artikkelissa siihen, mitä niissä on hyvä ottaa huomioon yritystoimintasi sujuvuuden kannalta.

Yrityksen alkutaipaleella voi tuntua, että päiväsi koostuvat pelkästään erilaisten velvoitteiden täyttämisestä ja sopimusten solmimisesta. Saat kuitenkin mielenrauhaa ja bisneksen pyörimään mukavasti, kun 1) viralliset velvollisuudet on hoidettu ja 2) olet valinnut onnistuneet, omaa yritystoimintaasi tukevat sopimuskumppanit.

Velvollisuudet yrityksen perustamisvaiheessa

Yrityksen perustamisesta on tehtävä ilmoitus Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Sieltä saat saman tien Y-tunnuksen, joka yksilöi yrityksesi. Seuraava etappi onkin käynti verottajan sivuilla ja ilmoitus yrityksen arvonlisäverovelvollisuudesta. Velvollisuus alkaa yli 15 000 euron vuosiliikevaihdosta. Jotkut alat on rajattu arvonlisäveron ulkopuolelle, kuten sosiaali- ja terveydenhuolto sekä rahoitus- ja vakuutuspalvelut.

Verohallinto ylläpitää myös ennakkoperintärekisteriä. Kun yrityksesi on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työn tilanneen asiakkaan ei tarvitse maksussaan tehdä ennakonpidätystä, vaan yritys huolehtii ennakkoveroistaan itse. Tämä on tärkeää erityisesti aloilla, joiden asiakkaat hakevat kotitalousvähennystä, sillä sen saamiseksi yrityksen on oltava ennakkoperintärekisterissä. Jos toimit säännöllisenä työnantajana, on ilmoittauduttava myös työnantajarekisteriin.

Luvan- ja ilmoituksenvarainen toiminta

Sinun on hyvä tietää mahdollisimman ajoissa, mitä lupia, ilmoitusvelvollisuuksia tai ammattipätevyyksiä yritystoimintaasi liittyy. Lupaviidakossa saattaa nimittäin kulua kuukausia. Esimerkiksi ravintolan perustaminen ei käy hetkessä, vaan sitä varten tarvitaan muun muassa hygieniapassi, anniskelupassi, alkoholin anniskelulupa ja ilmoitukset terveystarkastajalle, pelastuslaitokselle ja rakennusvalvontaan.

Lupien odottelu voi tuntua pitkältä erityisesti, jos haluaisit päästä äkkiä vaan hommiin! Valitettavasti yritystoiminnan voi aloittaa vasta, kun tarvittavat luvat on myönnetty ja niistä on tehty ilmoitus kaupparekisteriin. Lupia myöntävät kuntien ja kaupunkien viranomaiset, aluehallintovirastot, ministeriöt, kunnan ympäristönsuojeluviranomaiset ja muut lupaviranomaiset.

Luvanvaraista yritystoimintaa ovat muun muassa kahvilat ja ravintolat, sosiaalialan palvelut ja autokorjaamot. Lupia voi usein hakea myös kokonaisuuksina. Täältä löydät listauksen eri toimialojen luvista ja velvoitteista.

Joillakin toimialoilla vaaditaan ilmoitus liiketoiminnasta viranomaiselle, muttei varsinaista lupaa. Tällaisia yrityksiä ovat muun muassa kiinteistönvälitys, päiväkoti ja kuntosali. Toimitilojen kanssa on oltava tarkkana, sillä esimerkiksi kauneudenhoito- ja ravintola-alalla on tarkat ohjeistukset toimitilojen sopivuudesta. Ja tiesithän, että kahvilassa, kuntosalilla tai kampaamossa soiva taustamusiikki tarvitsee myös luvan? Lisätietoja toimialoittain tarvittavista luvista löytyy Suomi.fi:stä.

Vinkkejä yrityksen sopimusten tekoon

Hyvin valitut kumppanuussuhteet ja heidän kanssaan tehdyt selkeät sopimukset ovat yritystoiminnan peruspilari. Sopimusasiat vaativat huolellisuutta, eikä niitä tehdessä saa antaa kiireelle tai hätäilylle sijaa.

Muista sopimusta tehdessäsi nämä seikat:

Tutustu kaikessa rauhassa siihen, mihin olet sitoutumassa.
Sopimukset on aina tehtävä kirjallisina epäselvyyksien ja ristiriitatapausten välttämiseksi.
Selvitä etukäteen kohdat, joita et sopimuksessa ymmärrä, niin ei tule myöhemmin yllätyksiä.
Ota selvää sopimuksen irtisanomisesta ja ehtojen muuttamisesta.
Toisinaan on hyvä tarkistaa vastapuolen taustat, kuten luottotiedot ja nimenkirjoitusoikeus.
Tarvittaessa käytä ulkopuolisia asiantuntijoita sopimuksen arviointiin.
Ristiriitatilanteissa sopimusteksti ratkaisee.

Alla on käsitelty joitakin yrittäjän eteen tulevia sopimuksia ja mitä niissä on hyvä huomioida.

Liike- ja toimitilojen vuokrasopimukset

Vuokrasopimus tehdään aina kirjallisena ja siitä käy ilmi sopijapuolet, vuokra-alue ja sen käyttötarkoitus, vuokra-aika ja vastike. Ole tarkkana sopimuksen pituudesta, sillä useat vuokranantajat haluavat solmia pitkiä, jopa 3–5 vuoden sopimuksia. Sovi siksi etukäteen kohtuullisesta sopimussakon määrästä, jos joudutkin yritystoimintasi muuttuessa irrottautumaan sopimuksesta ennen määräajan päättymistä. Tutustu myös vuokrankorotusten perusteisiin. Jos sopimusehdot muuttuvat matkan varrella, nekin on kirjattava vuokrasopimukseen.

Leasing-sopimukset

Leasing-sopimuksilla yritys voi vuokrata koneita, laitteita tai kulkuneuvoja. Etuna on, ettei leasingissä tarvita vakuuksia. Toisaalta juuri tämä voi tehdä vaihtoehdosta kalliimman, joten kokonaisuus on hyvä laskea auki. Tutuin leasing-kohde on auto, josta tehdään sopimus 2–5 vuodeksi. Lue ehdot tarkkaan ja selvitä, kuuluuko esimerkiksi huollot ja renkaiden vaihdot sopimukseen vai ovatko ne yrityksen omia kuluja. Huomioi sopimuksen määräaikaisuus: vaikka et enää tarvitsisikaan liisattua laitetta, sopimus sitoo sinua silti. Pyri siis saamaan mahdollisimman joustavat sopimusehdot.

Alihankinnat ja sopimukset muiden yritysten kanssa

Kaikkea ei yrityksen tarvitse tehdä itse, vaan on järkevää ulkoistaa sellaiset asiat, jotka eivät ole ominta osaamistasi. Tällaisia voivat olla esimerkiksi markkinointi, kirjanpito tai tietyt osat valmistettavasta tuotteesta alihankkijoille. Varmista kumppanin luotettavuus ja yrityksen löytyminen ennakkoperintä- ja arvonlisäverovelvollisten rekistereistä, tiedot löytyvät Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ:n yrityshausta. Onhan tulevan kumppanin luottotiedot kunnossa, eikä maksuhäiriöitä löydy? Alihankintasopimuksen sisältö riippuu sovittavasta asiasta ja siinä määritellään muun muassa työn toteuttamistapa, palkkio, aikataulu, salassapito, vastuurajoitukset, immateriaalioikeudet ja sopimuksen voimassaoloaika.

Sähkösopimus

Olipa yritys suuri tai pieni, siellä käytetään sähköä. Yrityssähkösopimus on paljon muutakin kuin sitä, että valot syttyvät ja sähköä tulee töpselistä. Ennen kaikkea kannattaa kiinnittää huomiota sähköyhtiön luotettavuuteen. Silloin tiedät, että homma toimii ja saat rauhassa keskittyä yrityksesi ydinbisnekseen.

Varmista, että sähköyhtiöstä löytyy yrityksesi tarpeisiin sopiva sopimus esimerkiksi hinnoittelumallin suhteen. Yksi kriteeri valinnassa on sähkön tuotantotapa. Voit ilmastoystävällistä sähköä käyttämällä pienentää yrityksesi hiilijalanjälkeä ja rakentaa vastuullista brändiä. Tutustu etukäteen myös sähköyhtiön tarjoamiin erilaisiin lisäpalveluihin, esimerkiksi työkaluihin budjetoinnin helpottamiseksi.

Harkitsetko uuden yrityksen perustamista tai oletko jo ottanut ensimmäiset askeleesi yrittäjyyteen?