Parhaimmillaan toimitilat ovat inspiroiva tila omille työntekijöille ja yrityksen näyttävä käyntikortti asiakkaille. Valokyltti talon seinässä, teippaukset ikkunassa tai vähintään yrityksen nimi ja logo ala-aulassa kertovat yritystoiminnan vakiintumisesta. Ennen kuin siihen päästään, uudella yrittäjällä riittää monta asiaa ratkaistavaksi.
Kuinka iso toimitila tarvitaan? Sijainti? Muunneltavuus? Vuokralle vai omiin tiloihin? Riittäisikö coworking-tila pari päivää viikossa? Entäs ne luvat? Moni yksinyrittäjä saattaa menestyksekkäästi pyörittää liiketoimintaansa kotona tai lähikahvilassa, mutta muuten jokainen uusi yritys joutuu päättämään, missä ja millaisissa tiloissa se toimii.
Koko ja toiminnallisuus kulkevat käsi kädessä
Toimitilojen etsimisen voi aloittaa miettimällä, mihin yrityksen tiloja konkreettisesti käytetään, paljonko työskentely vaatii tilaa ja montako henkeä yrityksessä on töissä nyt ja lähitulevaisuudessa.
Kiinnitä huomiota tilojen muunneltavuuteen ja monimuotoisuuteen, sillä ne lisäävät toimitilojen tehokasta käyttöä ja säästävät neliömääriä ja kustannuksia. Esimerkiksi toimistoissa on hyvä olla tiloja hiljaiseen työskentelyyn, avoimia useamman hengen työskentelytiloja, ryhmätiloja ja neuvotteluhuoneita. Vai kannattaisiko neukkarit sittenkin varata talon ulkopuolelta ja säästää näin omissa tilakustannuksissa?
Yhä useammissa yrityksissä työtä tehdään monipaikkaisesti toimistolla etänä tai jopa kokonaan etänä. Jos tarvitset toimitiloja, älä kohtele sitä kuin kaikkein vähiten tärkeää osaa yrityksestäsi. Yhteisissä, viihtyisissä tiloissa työskentely auttaa hitsaamaan tiimit yhteen ja luomaan innovatiivista yrityskulttuuria.
Sopivaa tilaa valitessa kiinnitä huomiota myös autopaikkoihin, hisseihin, äänieristykseen ja kulunvalvontaan. Entä onko tilassa aulapalvelut ja kenties työpaikkaruokalakin omasta takaa?
Sijainti, sijainti ja sijainti
Yrityksen sijainnilla on merkitystä omistajille, työntekijöille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Missä kartan kohdassa toiveet toteutuvat parhaalla hinta-laatusuhteella?
Valitse sijainti, johon on helppo tulla, asiakkaita riittää, parkkipaikkoja on tarjolla ja ympäriltä löytyy yrityksesi tarvitsemia palveluita. Joillekin yrityksille sijainti on merkittävä imagotekijä ja hieno osoite on osa brändiä. Vaikka sijainnin merkitys on nykyisten tietoverkkojen aikakaudella vähentynyt, ja maailman valloitusta suunnitteleva startup-yritys voi hyvin aloittaa toimintansa kainuulaisessa taajamassa (tai siinä kuuluisassa autotallissa), on hyvä sijainti edelleen tärkeä houkutustekijä esimerkiksi rekrytoinnissa.
Joustavana vaihtoehtona coworking-tilat ja toimistohotellit
Moni uusi yritys aloittaa toimintansa coworking-tiloissa tai toimistohotellissa. Olet varmaan törmännytkin tilojen vuokraajien toistamaan mainoslauseeseen: Kun useamman eri yrityksen työntekijät, freelancerit ja kansainväliset kollegat tekevät töitä samoissa tiloissa, syntyy inspiroivia kohtaamisia, yhteisöllisyyttä ja verkostoitumista aivan itsestään. Samalla coworking-tilat voivat tuoda yksinyrittäjälle tunnetta työyhteisöstä tai tarjota paljon matkustavalle toiveet täyttävän työtilan vieraassa kaupungissa.
Toimistohotelleissa kaikki on jo valmiina, kuten ergonomisesti oikeanlaiset työpöydät, kivat sohvat, nettiyhteydet, neuvotteluhuoneet, taukotilat ja palvelut aulahenkilöstöstä lounasravintoloihin. Tiloista voi joustavasti vuokrata tarvitsemansa osat, kuten osoitteen, työpöydän, -huoneen, neuvotteluhuoneen tai isompia tiloja. Suunnitelmia voi muuttaa lennosta ja tiloja voi hankkia päiviksi tai kuukausiksi tarpeen mukaan. Jopa muutaman tunnin mittainen työpöydän tai neukkarin vuokraus onnistuu helposti. Usein tilat sijaitsevat hyvillä paikoilla liikenteen solmukohdissa. Toimistohotelleja ja coworking-tiloja voi etsiä esimerkiksi Kauppalehden toimitilat-hausta.
Vuokralla rahaa ei tarvitse sijoittaa seiniin
Toimistohotellista seuraava askel pysyväisempään suuntaan on vuokrata yritykselle omat toimitilat. Vuokratiloista yleensä riittää valinnanvaraa yrityksen tarpeen ja toivotun sijainnin mukaan – uudelle yritykselle löytyy tilat vaikka kaupungin paraatipaikalta!
Vuokrausta puoltaa sen helppous: tarpeiden muuttuessa vuokratuista tiloista on helppo muuttaa uusiin, vieläkin sopivampiin tiloihin. Vaikka vuokra muodostaisi suuren menoerän, se on vähennyskelpoinen verotuksessa. Toisaalta jossain tulee vastaan se raja, että korkean vuokran sijaan kannattaa lyhentää lainoja omista toimitiloista.
Kun teet vuokrasopimusta, kiinnitä erityistä huomiota sopimustyyppiin ja irtisanomisaikaan. Määräaikainen sopimus on voimassa sovitun ajan, eikä siitä pääse eroon kesken kauden kuin maksamalla vuokrasopimuksessa määritelty sopimussakko. Vuokranantajien suosimat pitkät vuokrasopimukset voivat muodostua rasitteeksi, jos yrityksesi tarpeet muuttuvat, eikä toimitilalle olisikaan enää käyttöä.
Jos vuokrasopimus on voimassa toistaiseksi, siitä voi irrottautua nopeastikin. Se pätee myös toisin päin, jolloin vaarana on, että vuokranantaja voi irtisanoa sopimuksen lyhyellä varoitusajalla ja yrityksesi jää tyhjän päälle.
Osa vuokrakiinteistön sopimuksista on omistajan vastuulla, osaan voi vaikuttaa itsekin. Tarkista kuuluvatko esimerkiksi aula-, siivous- ja vartiointipalvelut vuokraan. Samoin sähkösopimus: tuleeko se annettuna vai voitko itse valita sopivimman, ehkä vihreämmän sähkösopimuksen.
Omat toimitilat viestivät toiminnan vakaudesta
Toimitilojen ostaminen voi tulla harkittavaksi yritystoiminnan laajentuessa ja vakiintuessa. Toimitilojen omistaminen viestii asiakkaille yrityksen vakavaraisuudesta ja uskosta tulevaisuuteen.
Suuri etu toimitilojen omistamisessa on, että niitä voi helposti remontoida ja muunnella mieltymysten mukaan. Jos neliöitä piisaa, ylimääräisen tilan voi vuokrata eteenpäin lisätulojen hankkimiseksi. Parhaassa tapauksessa toimitilojen arvo nousee, ja ne muodostuvat tuottoisaksi sijoitukseksi.
Omissa tiloissa kiinteistönhuolto kuuluu omistajalle. Kaikki sopimukset ovat omissa käsissä ja voit valita esimerkiksi sähkösopimuksen tyypin ja sähkön tuotantotavan vastaamaan parhaiten yrityksesi tarpeita.
Selvitä luvat ja ilmoitukset etukäteen
Tietyt yritystoiminnat tarvitsevat toimitiloihinsa erillisiä lupia.Esimerkiksi ravintolaa perustettaessa tilan tulee olla hyväksytty ravintolakäyttöön ja päiväkotien ja autokorjaamojen tilojen tulee täyttää tietyt vaatimukset, joista tulee huolehtia ennen toiminnan aloittamista. Lisäksi viranomaiset tekevät erilaisia säännöllisiä tarkistuksia muun muassa paloturvallisuuteen ja hygieniaan liittyen. Tutustu ennakkoon listaan eri toimialoilla vaadittavista luvista.
Valitse toimintaasi parhaiten tukeva sähkösopimus
Sähkösopimus on yksi niistä monista asioista, jotka ovat ajankohtaisia yrityksen hankkiessa toimitiloja. Sähköyhtiötä valitessasi kiinnitä huomiota luotettavuuteen ja siihen, että löydät juuri omaan yritystoimintaasi soveltuvan sopimustyypin. Helpota valintaa yritysapuria käyttämällä tai soita, chattaa tai varaa videotapaaminen asiakaspalvelun kanssa.
Lue lisää yrittäjälle tärkeistä aiheista:
- Mikä yritysmuoto sopii sinulle parhaiten?
- Jalosta hyvä yritysidea liiketoimintasuunnitelmaksi
- Luvat ja sopimukset vaativat tietoa ja tarkkuutta
- Mitä vaihtoehtoja yrityksen rahoitukseen on olemassa?
- Yrityksen hyvä taloudenhallinta pitää pyörät pyörimässä
- Mitä tulee huomioida työntekijöitä palkatessa?
- Yrittäjä saa iloa, tukea ja turvaa yrittäjyyteen omista verkostoistaan
- Liiketoiminnan ympäristöystävällisyys kannattaa huomioida alusta asti