Rakastatko rahavirtojen seuraamista? Yrittäjänä sinulla on monia tehtäviä, joista yksi keskeisimmistä on talousasioiden seuranta ja hoito. Vaikka kirjanpito ja muitakin taloushallinnon osa-alueita lähes aina ulkoistetaan, yrittäjänä sinun on oltava selvillä yrityksesi taloudellisesta tilanteesta ja kannattavuudesta. Otetaan siis selvää, mitä taloudenhallintaan kuuluu ja miten uusi yrittäjä pääsee siinä alkuun.
Monelle uudelle yrittäjälle taloushallinto voi ennakkoon tuntua hankalalta ja vieraalta asialta, josta ei ole aiempaa kokemusta eikä aihe muutenkaan saa hihkumaan innosta. Kuitenkin hyvä taloudenhallinta on menestyvän yritystoiminnan kulmakivi, ja uutena yrittäjänä sen järjestäminen on osa toimenkuvaasi. Jotta yritys voi toimia, rahaa on tultava sisään yritykseen enemmän kuin sieltä lähtee. Tähän auttaa hyvän liikeidean lisäksi tarkka taloudenpito, jossa nähdään tämänhetkinen tilanne ja ennustetaan tulevaisuuden käänteet ajoissa. Budjetointi, kassavirta, kirjanpito ja muut taloushallinnon osa-alueet antavat yrittämisellesi raamit.
Avaa tili ja hanki maksupääte
Ensimmäiseksi uusi yrityksesi tarvitsee tilin. Varaudu esittämään pankille kaupparekisteriote ja selvitys yritystoiminnan laadusta esimerkiksi liiketoimintasuunnitelman avulla. Vaikka toiminimiyrittäjän ja hänen yrityksensä rahat ovat yksi ja sama asia, suositellaan myös toiminimiyrittäjille erillisen yritystilin perustamista raha-asioinnin helpottamiseksi. Katso lisätiedot, mitä sinun pitää huomioida avatessasi pankkitiliä eri yritysmuodoille.
Tarvittaessa hanki maksupääte tai kassakone yrityksellesi. Vertailuissa ota hinnan lisäksi huomioon, missä ja miten käytät laitetta, esimerkiksi uusimmat laitteet voi yhdistää älypuhelimeen ja pienikokoisina niitä on helppo käyttää missä vain.
Laskutus kuntoon ensi metreiltä lähtien
Laskutuksessa on yksi kultainen sääntö: Laskuta niin pian kuin mahdollista. Rahantulossa on aina viive, sillä tänään laskuttamalla rahat ovat tililläsi ehkä vasta kuukauden kuluttua. Jos työ tai palvelu jakaantuu pidemmälle ajalle, sovi maksuista useassa osassa.
Myös lasku on yksi osa yrityksesi brändiä ja asiointikokemusta. Sujuvoita prosessia laskuilla, joissa on kaikki lakisääteiset maksumerkinnät, summat ja alv:t oikein laskettuna ja lähetyskanava asiakkaan toiveen mukainen. Voit muotoilla laskut itse tai päästä helpoimmalla valitsemalla laskutusohjelman tai -palvelun, jolloin oma osuutesi rajoittuu laskun tietojen syöttämiseen ohjelmaan ja lähettämiseen esimerkiksi verkkolaskuna. Tarvittaessa palvelut kattavat myös ajopäiväkirjoja, tarjouspohjia, rahtikirjoja ja raportteja taloushallinnan avuksi. Voit myös niputtaa laskujen tekemisen ja lähettämisen osaksi tilitoimistopalveluja.
Budjetti antaa tavoitteen ja suunnan toiminnalle
Budjetti on yhtä kuin toimintasuunnitelma muutettuna euroiksi. Yleensä se tehdään ennen tilikauden alkua vuodeksi kerrallaan. Tee realistinen, mutta silti kunnianhimoinen budjetti, joka saa sinut kirittämään uutta yritystäsi saavuttamaan tavoitteet ja mieluusti vähän ylikin. Budjetin avulla näet, paljonko yrityksesi pitää tehdä myyntiä ja mihin hintaan saadaksesi kulut katettua, joten budjetti toimii myös hinnoittelun apuvälineenä.
Voit tehdä yhden tulosbudjetin tai jakaa sen osiin, kuten myyntibudjettiin, muuttuvien kustannusten budjettiin, markkinointibudjettiin ja kiinteiden kustannusten budjettiin. Tärkeintä on asettaa tavoitteita, hahmottaa yleiskuva, seurata budjetin toteutumista ja reagoida ongelmatilanteisiin ajoissa.
Jotta kuluihin voidaan puuttua, tarvitaan tarkkaa tietoa niiden määristä ja synnystä. Jos esimerkiksi sähkö on kriittinen osa yrityksesi toimintaa, tieto kustannuksista on hyvä saada ajoissa budjettiseurantaan. Tässä kannattaa hyödyntää sähköyhtiökumppanin tarjoamia työkaluja, kuten Fortum Yritys Onlinea.
Kassavirtalaskelma näyttää ajankohtaisen maksuvalmiuden
Ajantasaista tietoa yrityksesi taloudesta antaa kassavirtalaskelma. Se kertoo tarkasti kaikki tiedossa olevat tulot, investoinnit ja rahoituksen. Laskelmasta selviää yrityksesi maksuvalmius: kuinka paljon sinulla on rahaa laskujen, lainanlyhennysten ja palkkojen maksuun juuri nyt.
Positiivinen kassavirta auttaa nukkumaan yösi paremmin. Tiedät, että yrityksessäsi on rahaa riittävästi toiminnan pyörittämiseen. Negatiivinen tai lähellä nollaa oleva kassavirtalaskelma on hälytysmerkki, joka vaatii toimimaan välittömästi. Mitä keinoja voisit käyttää? Pyytää lisää maksuaikaa ostoihin tai lainanlyhennyksiin tai nopeuttaa asiakkaiden laskujen maksatusta?
Nappaa täältä excel-pohja kassavirtalaskelman tekoon.
Kirjanpito on kuin yrityksen päiväkirja
Alkaako jo pelkkä ajatus kirjanpidosta haukotuttaa? Toivottavasti ei, sillä aivan kaikki yritykset ovat velvollisia huolehtimaan kirjanpidosta. Vaikka ostaisitkin palvelun tilitoimistolta, sinun on hyvä hallita perusasiat. Kirjanpitoa voi ajatella kuin yrityksen pitämänä päiväkirjana, joka kertoo yrityksesi toiminnasta tulojen ja menojen muodossa.
Kirjanpidon avulla rahat pysyvät erillään: Sinun ja yrityksen rahat sekä yrityksen eri yksikköjen rahat. Kaikista kirjanpitoon menevistä tapahtumista on oltava tosite, kuten kuitti tai lasku. Yleensä kirjanpito tehdään kuukauden jaksoissa ja siihen on kerättävä kaikki yritystoiminnan tulot ja menot.
Kirjanpito ja kalenteri ovat erottamattomat. Yrityksen on ajallaan huolehdittava monista kirjanpitoon kuuluvista lakisääteisistä ilmoituksista ja maksuista, kuten ennakkoveroista, arvonlisäverosta ja työnantajasuorituksista. Kirjanpito antaa myös perusteet yrityksen verotukseen.
Kirjanpidon ulkoistaminen tuo helpotusta yrittäjän arkeen
Toiminimiyrittäjä voi lain mukaan pitää yhdenkertaista kirjanpitoa ja se onnistuu hyvin excelissä, jos perusteet ovat hallinnassa. Silti kannattaa miettiä, haluaako käyttää aikaansa kirjanpitoon vai yrityksensä ydinbisnekseen?
Kun kirjanpidon ulkoistaa tilitoimistolle, säästät niin aikaa kuin hermojakin. Ennen kaikkea voit olla varma, että kaikki sujuu oikein ja lainmukaisesti. Tilitoimisto on selvillä erilaisten kulujen vähennyskelpoisuuksista ja -prosenteista, erilaisista määräpäivistä ja lakisääteisistä ilmoituksista sekä lainmuutoksista.
Toimintasi laajuudesta riippuen voit itse kerätä kuukauden kuitit ja lähettää tilitoimistoon tai ottaa käyttöösi tilitoimiston ohjelmiston, jolla voit sähköisesti luoda ja maksaa laskuja sekä viedä kuitit sähköisesti kirjanpitoon. Tilitoimisto tekee kuukausikirjanpidon lisäksi myös tilinpäätöksen vuoden lopussa sekä veroilmoituksen.
Suhtaudu verottajaan ystävänä
Verottajan kanssa asiat on hyvä hoitaa pilkulleen ajoissa ja oikein, koska se vaikuttaa suoraan liiketoimintasi menestykseen ja yhteistyökumppanien luottamukseen. Verottaja ylläpitää rekisteriä, jossa on tiedot yrityksen veroveloista sekä laiminlyönnit oma-aloitteisten verojen ilmoittamisessa. Verovelkatiedot ovat julkisia ja kaikkien katsottavissa, joten sieltä kannattaa itsekin käydä tarkistamassa mahdollisten uusien yhteistyökumppaneiden tilanne.
Taloudenhallinta on yksi merkityksellinen osa yrittämistä
Kun yrityksesi toiminta käynnistyy, talousasioiden hoidosta tulee pikkuhiljaa luonnollinen osa yrittäjän arkea. Tilitoimisto tuo varmuutta yrittämiseen, kun tiedät saavasi asiantuntevaa apua talousasioihin. Myös verottaja neuvoo mielellään, sillä heidänkin intressinä on yrityksesi hyvä taloudenhoito ja menestys.
Lue lisää yrittäjälle tärkeistä aiheista:
- Mikä yritysmuoto sopii sinulle parhaiten?
- Jalosta hyvä yritysidea liiketoimintasuunnitelmaksi
- Luvat ja sopimukset vaativat tietoa ja tarkkuutta
- Mitä vaihtoehtoja yrityksen rahoitukseen on olemassa?
- Valitse yrityksesi näköiset toimitilat
- Mitä tulee huomioida työntekijöitä palkatessa?
- Yrittäjä saa iloa, tukea ja turvaa yrittäjyyteen omista verkostoistaan
- Liiketoiminnan ympäristöystävällisyys kannattaa huomioida alusta asti